Collabox propose cette marche à suivre pour que vos envois courriel par le Followmail soient efficaces en plus d’éviter qu’ils ne soient bloqués.
Configuration de votre compte pour l’utilisation du Followmail
Voici nos exigences anti-pourriels relatives à l’envoi de courriels par le Followmail:
D’abord, il vous faut configurer votre SMTP dans votre Collabox individuel. Chaque utilisateur du Followmail doit le faire dans son propre compte.
La première étape est de mettre vos informations de serveur sortant dans vos Préférences-Collabox. Ces informations sont les mêmes que vous utilisez dans votre outil de courriel régulier: (Outlook, Thunderbird, Gmail, etc.).
Ainsi, le Collabox utilisera votre serveur de courriel (collabox.entreprise) pour envoyer les courriels et documents ce qui aidera énormément à réduire les indésirables (pourriels).
Une alternative serait de modifier les informations de votre nom de domaine, les « records DNS » pour ajouter une entrée SPF. Votre hébergeur de courriel devrait être en mesure de faire cela pour vous.
Exigences anti-pourriels
Comme fournisseur de service de marketing par courriel, via le Followmail du module CRM, nous veillons au respect des lois anti-pourriels. Étant donné l’impact négatif que le pourriel peut avoir sur l’activité de nos utilisateurs, il est impératif que vos courriels soient conformes aux différentes législations en vigueur.
Ces mesures de protection tentent de prévenir l’envoi de pourriels et de protéger notre plate-forme.
Vos responsabilités
Il vous incombe de déterminer et de respecter les éventuelles lois anti-pourriels ou les lois relatives à la protection des données qui s’appliqueraient à votre entreprise.
Chaque campagne par courriel que vous envoyez doit contenir un lien de désabonnement.
Pourquoi les courriels pourraient rebondir (spams)
Malgré toute cette précaution, certains courriels pourraient tout de même être rejetés.
Rejeté par un pare-feu ou un filtre
Si votre courriel a été bloqué, il est possible qu’un filtre anti-pourriel ait interprété le contenu de la campagne comme un pourriel. Ces filtres peuvent se trouver sur l’ordinateur du destinataire, au niveau du pare-feu de messagerie de son entreprise, au niveau du centre de données d’un FAI, voire dans tous ces emplacements à la fois. Les réponses SMTP courantes pour les courriels assimilés à du pourriel font état d’un message refusé, d’un contenu inacceptable, d’un courriel bloqué ou d’une notification similaire.
Les filtres anti-pourriels et les pare-feu de messagerie d’entreprise peuvent être très stricts et traiter comme pourriel une grande quantité de pourriels entrants identiques. Si le filtre anti-pourriel ou le pare-feu est habitué à voir un ou deux de vos courriels personnels destinés à un client de l’entreprise, il est alors possible qu’il interprète un envoi de masse fait en votre nom comme du pourriel.
Collabox est-il bloqué?
Le blocage de Collabox peut être temporaire si le serveur de messagerie du destinataire pense que trop de courriels proviennent d’un seul serveur à un rythme trop soutenu. Si le blocage s’avère permanent, la seule façon de contourner le problème est de demander au service informatique concerné de mettre l’adresse IP de Collabox sur liste d’autorisation (aussi appelée « liste blanche » par certains fournisseurs).
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’aide, n’hésitez pas à communiquer avec nous à info@collabox.com ou au (418) 907-9274.
