Voici la marche à suivre pour créer un projet. Elle vous sera utile dans les premiers jours de votre utilisation du Collabox.
Il y a plusieurs manières de créer un projet. Vous pouvez en ajouter un via une offre de service ou encore dans la fiche client sous l’onglet « Projet ».
Cet article vous présente l’option d’ouvrir un projet à partir du menu principal « Configuration ».
Ouvrez le menu Configuration, puis, dans le menu déployé de gauche, sélectionnez « Projets ».
Vous êtes dans la LISTE des projets. Dans le haut gauche de la page, cliquez sur le lien « Ajouter un projet ».
Vous êtes maintenant dans une FICHE projet de Collabox. C’est ici que vous allez créer votre projet. Plusieurs onglets s’offrent à vous. Au fur et à mesure que votre projet va avancer, la fiche projet contiendra l’ensemble de l’information lui étant associé.
Lors de la création d’un projet, le premier onglet « Infos » est très important à remplir. En effet, c’est là que vous entrez le nom du client, le titre du projet et le chargé de projet, entre autres.
Vous pouvez également définir des types de projets pour des statistiques encore plus raffinés.
De plus, ajoutez toutes les autres informations que vous jugez nécessaires. Il y a la date de livraison prévue, le montant vendu (souvent en lien avec une offre de service), la banque d’heures prévue, le cas échéant, ainsi que le type de facturation. Un projet peut être non facturable, facturable ou facturable par transaction (temps et matériaux).
Vous pouvez ajouter des champs personnalisés à votre fiche projet, tel qu’expliqué dans l’article de blogue Configurer son Collabox : Champs personnalisés et menus déroulants.
Projets de gestion interne
En plus des projets associés à vos clients, il vous faut ajouter des projets pour la gestion interne de votre organisme, comme la gestion des paies, des vacances et des dépenses d’entreprise. D’abord, créez un client au nom de votre entreprise.
Pour ce faire, ajoutez des projets non facturables au statut « en production ». Voici quelques exemples de projets de gestion interne qui pourraient vous intéresser.
- Administration générale
- Vacances
- Fériés
- Congés de santé
- Recherche et développement
Allez-y avec autant de projets que souhaité.
Important
Avant de sauvegarder votre projet, assurez-vous de lui donner un statut. Est-ce qu’il s’agit d’un projet en soumission? En production? Fermé? Inactif? Le statut du projet est important pour vos rapports, car la plupart sont générées uniquement lorsqu’il est en mode « production ». Changez le statut du projet au bas de la page par le menu déroulant.
Lorsque vous avez terminé de remplir les informations, de l’onglet « Infos », sauvegardez au bas de la page.
Affecter des employés à un projet
Cliquez maintenant sur le 2e onglet « Affectation ». C’est ici que vous pouvez affecter des employés au projet en cochant leur nom. Au besoin, inscrivez un nombre d’heures prévues pour chacun d’eux, ou un pourcentage de leur horaire hebdomadaire.
Si vous le souhaitez, vous pouvez affecter un « Services » plutôt qu’un employé. Faites défiler la page pour afficher la section « Services ».
Lorsque vous avez terminé l’affectation du projet, enregistrez votre travail puis retournez sur la page de la Liste des projets. La liste augmentera au fur et à mesure que vous ajouterez des projets.
Visionnez plusieurs vidéos sur notre chaîne Youtube et visitez notre section Trucs et Astuces dans le Blogue documentaire pour poursuivre votre utilisation du Collabox!
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