Voici le guide complet et bonnes pratiques pour configurer et utiliser efficacement les cartes de crédit corporatives dans Collabox.
L’intégration d’une carte de crédit corporative dans un logiciel ERP comme Collabox demande avant tout une compréhension claire de sa logique comptable. En effet, trop souvent, les entreprises considèrent le paiement de la carte comme une dépense en soi. Or, en réalité, la carte corporative fonctionne plutôt comme un compte bancaire transactionnel.
Ainsi, pour éviter les erreurs comptables et améliorer le suivi financier, il est essentiel de bien comprendre son fonctionnement dans l’ERP.
Dans cet article, nous présentons donc la procédure complète pour configurer et utiliser efficacement les cartes de crédit corporatives dans Collabox, tout en assurant une gestion financière rigoureuse et transparente.
1-Note préalable : bien comprendre la logique comptable
Tout d’abord, il faut comprendre que l’utilisation d’une carte de crédit dans un logiciel ERP comme Collabox fonctionne essentiellement comme l’utilisation d’un compte bancaire pour effectuer des opérations.
En pratique, chaque transaction réalisée avec la carte représente une dépense d’entreprise, au même titre qu’un paiement effectué directement à partir d’un compte bancaire.
Cependant, de nombreux clients pensent qu’ils « payent » une carte de crédit. Par conséquent, ils considèrent souvent le paiement du relevé de carte comme une dépense supplémentaire.
Or, cette interprétation est incorrecte.
La bonne approche consiste plutôt à considérer que les dépenses d’entreprise (appelées déboursés dans CBX) sont payées au moyen de la carte, de la même manière que si elles étaient réglées par un virement direct à partir du compte bancaire de l’entreprise.
Ainsi, le paiement de la carte de crédit correspond simplement au règlement du solde de ce compte transactionnel, et non à une nouvelle dépense.
2- Configuration : création du compte de carte de crédit
La premières chose est de s’ouvrir un compte pour chaque relevé de carte de crédit que notre fournisseur nous envoie (parfois un relevé pour la compagnie, parfois un relevé par carte émise à un employé)
Comment ouvrir un Compte transactionel:
3-Création du mode de paiement (type sortie)
Il faut créer un mode de paiement de type sortie et indiquer le compte où on veut voir passer les transactions qui sont faites sur la carte.
4- Création des types de dépenses applicables à la carte corporative
Ensuite, compte tenu du fait que ces cartes servent généralement à l’équivalent d’un compte de dépenses, il est nécessaire de créer différents types de dépenses en spécifiant qu’ils sont applicables à la carte corporative.
En effet, au sens strict, un compte de dépenses traditionnel correspond à une dépense payée par l’employé, qui est par la suite remboursée par l’entreprise.
Cependant, dans le cas d’une carte corporative, la logique est différente. Puisque la dépense est payée directement par l’entreprise au moyen de la carte, il ne s’agit donc pas d’un remboursement à l’employé.
Ainsi, la configuration des types de dépenses doit clairement distinguer les dépenses effectuées avec une carte corporative de celles qui relèvent d’un compte de dépenses classique.
5- Association à un poste budgétaire
Par ailleurs, vous devez associer ce type de dépense à un poste budgétaire approprié.
En effet, cette association permet d’automatiser la création de l’entrée comptable lorsque la dépense est traitée dans le système.
Plus précisément, l’utilisateur saisi la dépense comme un simple mode de saisie. Ensuite, le système la convertit en déboursé lors de sa validation, ce qui crée la véritable entrée comptable.
Ainsi, le lien avec le poste budgétaire permet de structurer correctement l’information financière et d’assurer une comptabilisation automatique et cohérente.
6- Le rapport de dépenses : étape clé du processus
Par la suite c’est le rapport de dépenses qui sera la procédure clé pour compléter les transactions
Rappel : si cette dépense est dans le rapport dépenses, c’est que l’employé l’avait saisie sans la page de saisie de dépense ou dans sa feuille de temps
7– Conversion de la dépense en déboursé (entrée comptable)
ce qui produit le déboursé suivant :
Quand on l’ouvre :
Et une fois payé:
( on peut automatiser le paiement à la création du déboursé pour les cartes de crédit, puisque qu’un achat par carte de crédit est toujours payé)
Une fois le paiement effectué :
Voilà, cette transaction se retrouve dans le compte de carte de crédit qu’on a créé en étape 1.
8-Paiement du solde de la carte de crédit
Il ne vous restera plus qu’à « payer votre carte de crédit, au moyen d’un virement bancaire, idéalement en payant le solde dû pour éviter des intérêts.
Par exemple : Ici nous faisons un paiement de 132$ qui est le solde dû sur notre carte corpo
Cela se réflète aussi dans le comptre transactionnel de carte de crédit :
Mon solde au compte est maintenant de 0.00 $
Bonnes pratiques pour la gestion des cartes corporatives
Pour optimiser votre gestion :
✔ Créer un compte distinct par relevé
✔ Associer chaque type de dépense à un poste budgétaire
✔ Automatiser la conversion en déboursé
✔ Réconcilier mensuellement le relevé de carte
✔ Toujours payer le solde complet
Conclusion
Dans Collabox, une carte de crédit corporative doit être perçue comme un compte transactionnel, et non comme une dépense en soi.
La dépense existe au moment de l’achat.
Le paiement du relevé est simplement un règlement de passif.
Une configuration adéquate et une procédure claire permettent :
- Une comptabilité exacte
- Un suivi budgétaire précis
- Une réduction des erreurs
- Une gestion financière saine
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