Configurer et créer un fichier PPA (Prélèvement Pré-Autorisé).
Tout d’abord quelle est l’utilité de cette fonction
Un prélèvement pré-autorisé est une autorisation donnée par un client pour qu’un commerçant ou une organisation prélève des paiements récurrents de manière automatique à des intervalles définies. Ce type de paiement est souvent utilisé pour les abonnements, les services récurrents, ou les paiements de factures. Un fichier PPA contient donc toutes les informations nécessaires pour mettre en place ces paiements automatiques.
Comment créer un fichier PPA dans le Collabox :
Pour y accéder :
Aller dans le menu configuration et dans le bas de votre menu de gauche, cliquez sur Préférences – Organisme – onglet Comptabilité
Dans le bas cette page, vous trouverez la section « Informations de paiements par prélèvements autorisés ( PPA) ».
Voici la marche à suivre:
1- Compléter vos informations dans les différents champs
2- Dans le Compte transactionnel de votre Banque ou Caisse, il faut cocher la case « pour utiliser les PPA »
3- On s’assure que nos fournisseurs à payer ont leurs informations bancaires inscrites dans l’onglet informations de paiement
4- On crée un déboursé avec un mode de paiement prévu PPA.
* Très important de ne pas oublier cette étape.
* Il ne faut pas payer le déboursé manuellement par la suite non plus.
5- Paiements automatisés : Avec Desjardins, le numéro du fichier est important. Il doit s’appeler 001 (fichier de PPA). Il est très important de mettre le numéro suivant (ex. : 002) au prochain paiement et ne pas se tromper. Collabox ne retient pas les numéros.
6- N’oubliez pas de cocher la case pour fusionner par fournisseur, sinon chaque transaction pour un même fournisseur sera faite séparément.
7- Dans « paiement bancaire », la date de dépôt correspond à la date à laquelle le dépôt sera fait dans le compte fournisseur.
8- Créer le fichier. C’est un fichier de type. txt. C’est lui qui est transféré à l’institution bancaire.
* Idéalement, il faudrait faire un ou deux tests préalables avec des déboursés de 1$ pour être certain que tout est en ordre et que de leur côté il n’y a pas eu de changements.
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